Controller esterno o interno: quando a una PMI conviene il controllo di gestione in outsourcing

Molte PMI arrivano a un punto in cui la direzione sente il bisogno di numeri migliori: margini per prodotto, un budget vero, un controllo mensile dei costi. La risposta istintiva è assumere un controller. Spesso però la scelta si scontra con due problemi: un profilo esperto ha un costo importante, e nei primi anni il lavoro di controllo vero e proprio non basta a riempire un tempo pieno.

Il controllo di gestione in outsourcing nasce per colmare questo spazio.

Cosa fa un controller esterno

Un controller esterno non è un consulente che consegna un rapporto e se ne va. Lavora con l'azienda in modo continuativo, per un numero di giornate definito al mese, e si occupa di:

• Impostare il sistema: struttura del conto economico gestionale, centri di costo, criteri di valorizzazione, report.
• Produrre o supervisionare il consuntivo mensile e il confronto con il budget.
• Accompagnare la direzione nella lettura dei numeri e nelle decisioni conseguenti.
• Costruire budget, forecast e previsioni di cassa.
• Formare le persone interne che alimentano il sistema.

Quando conviene

Il controller esterno è di solito la scelta giusta in questi casi:

• L'azienda parte da zero. Serve qualcuno che abbia già costruito sistemi simili e sappia cosa funziona, più che un esecutore.
• Il carico è discontinuo. Picchi in chiusura mensile e in fase di budget, periodi più tranquilli nel resto dell'anno.
• Serve un punto di vista indipendente. Un esterno può segnalare con più libertà una linea in perdita o un cliente non redditizio.
• C'è un'esigenza specifica e urgente: una richiesta della banca, un'operazione straordinaria, il passaggio generazionale.

Quando conviene assumere

Un controller interno diventa conveniente quando l'azienda ha una complessità tale da generare lavoro quotidiano: più società, molte commesse da seguire, un'organizzazione con diversi responsabili da supportare. Anche in questo caso, una fase iniziale con un esterno può servire a impostare il sistema e a capire quale profilo cercare.

Una formula intermedia molto efficace è la combinazione: una risorsa interna, magari già presente in amministrazione, che produce i dati, e un controller esterno che imposta il metodo, verifica e affianca la direzione.

Come costruire una collaborazione che funzioni

1. Obiettivi scritti per i primi sei mesi. Per esempio: conto economico mensile a margini entro il quindicesimo giorno, primo budget per l'anno successivo.
2. Un referente interno. Senza qualcuno in azienda che conosce il gestionale e risponde alle domande, il lavoro dell'esterno rallenta.
3. Accesso diretto ai dati. Il controller deve poter estrarre i dati dal gestionale, non riceverli rielaborati.
4. Un appuntamento fisso con la direzione. La riunione mensile sui numeri è il momento in cui il lavoro produce valore.
5. Strumenti che restano all'azienda. Report, modelli e procedure devono essere documentati e di proprietà dell'azienda, così da non creare dipendenza.

Da remoto si può?

Sì, e funziona bene. Con l'accesso ai dati del gestionale e riunioni periodiche in videochiamata, la distanza conta poco. Qualche incontro in presenza resta utile all'avvio, per conoscere processi e persone: per le aziende venete lo facciamo regolarmente, come spieghiamo nella pagina sul controllo di gestione per PMI in Veneto.

UpFinance lavora proprio così: un controllo di gestione costruito sui dati del gestionale che già usate, con report in Power BI e un affiancamento continuativo alla direzione. Se vuoi capire se è la formula giusta per la tua azienda, partiamo da un check-up gratuito. Per un'idea del percorso leggi anche gli strumenti minimi del controllo di gestione e in che ordine introdurli.

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