Quando una PMI decide di introdurre il controllo di gestione, la tentazione è fare tutto insieme: budget, contabilità analitica, costi standard, cruscotti, previsioni di cassa. Il risultato è spesso un sistema complesso che regge per qualche mese e poi viene abbandonato, perché nessuno ha il tempo di alimentarlo.
L'esperienza dice che conta di più l'ordine in cui gli strumenti vengono introdotti che la loro sofisticazione. Ogni passo deve poggiare su quello precedente.
1. Una chiusura mensile affidabile
Tutto parte da qui. Se la contabilità non è chiusa ogni mese con un minimo di competenza, nessun altro strumento produrrà numeri credibili. Non serve un bilancio mensile completo: bastano poche scritture ricorrenti fatte con disciplina.
- Fatture da ricevere per i costi principali già sostenuti.
- Ratei del personale: tredicesima, quattordicesima, ferie e TFR maturati.
- Ammortamenti in dodicesimi.
- Una stima delle rimanenze, anche semplificata.
L'obiettivo è avere entro i primi 10-15 giorni del mese successivo un risultato che non cambia di molto quando arriva la chiusura annuale.
2. Un conto economico a margini
Con una chiusura affidabile si può riorganizzare il conto economico per destinazione: ricavi, costi variabili, margine di contribuzione, costi fissi specifici, costi comuni. È il passaggio che trasforma la contabilità in uno strumento per decidere, perché mostra quali linee, clienti o canali sostengono il risultato.
Abbiamo descritto la struttura nel dettaglio nell'articolo su come costruire un conto economico gestionale e farlo quadrare con la contabilità.
3. Il margine per commessa o per prodotto
Il passo successivo è scendere al livello a cui si prendono le decisioni commerciali: la singola commessa, il singolo articolo, il singolo cliente. Qui il punto critico è la valorizzazione dei materiali e della manodopera, che deve essere coerente con quella usata nel conto economico. Se i due livelli usano costi diversi, la somma dei margini per commessa non torna con il margine totale e la discussione si sposta sui numeri invece che sulle decisioni. Per i materiali ne parliamo in quale costo usare per il margine di commessa.
4. Il budget
Solo a questo punto il budget ha senso. Costruirlo prima significa fare previsioni su una struttura di costi che non si conosce ancora bene. Costruirlo dopo permette di usare gli stessi schemi del consuntivo, così che ogni mese il confronto sia immediato e leggibile.
Un budget utile per una PMI sta in poche pagine: ricavi per linea, margine di contribuzione atteso, costi fissi per centro di costo, investimenti. Il dettaglio va messo solo dove la direzione ha davvero leve per intervenire.
5. Le previsioni di cassa
L'ultimo strumento è il più sottovalutato. Un'azienda può essere in utile e trovarsi comunque in difficoltà finanziaria per tempi di incasso lunghi, magazzino in crescita o investimenti concentrati. Una previsione di cassa a 13 settimane, aggiornata ogni settimana, è spesso lo strumento che la direzione e la banca apprezzano di più.
Quanto tempo serve
In una PMI di dimensione media, i primi due passi si possono mettere a regime in due o tre mesi. Gli altri si aggiungono nell'arco di un anno. La regola è non introdurre uno strumento nuovo finché il precedente non viene prodotto e letto con regolarità.
Il ruolo degli strumenti informatici
Excel va benissimo per partire. Quando i report diventano ricorrenti e le fonti si moltiplicano, uno strumento come Power BI collegato al gestionale riduce il lavoro manuale e gli errori di copia-incolla. Ma lo strumento viene sempre dopo il metodo: automatizzare un report sbagliato produce solo numeri sbagliati più velocemente.
Se vuoi capire da quale passo partire nella tua azienda, possiamo vederlo insieme in un check-up gratuito, anche da remoto: lavoriamo con PMI di tutta Italia.
GF e GM
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