Collegare Power BI al gestionale è diventato semplice: in poche ore si ottiene un report con grafici, filtri e indicatori. Il difficile arriva dopo, quando la direzione confronta il report con i numeri dell’amministrazione e scopre che non tornano. Da quel momento il report smette di essere usato, anche se è graficamente impeccabile.
Nella nostra esperienza i problemi non dipendono quasi mai da Power BI, ma da come vengono letti e modellati i dati del gestionale. Ecco gli otto errori che vediamo più spesso nei report delle PMI.
1. Usare la data sbagliata
Un documento di vendita ha molte date: ordine, consegna, documento di trasporto, fattura, registrazione contabile. Se il report dei ricavi usa la data dell’ordine e la contabilità la data della fattura, i due numeri non coincideranno mai a livello mensile. Le fatture differite, emesse a fine mese per tutte le consegne del periodo, amplificano il problema.
La soluzione è scegliere una data di competenza per ogni analisi, dichiararla nel report e usare la stessa logica della contabilità quando il dato va confrontato con il conto economico.
2. Dimenticare note di credito, resi e storni
Molti gestionali salvano le note di credito con importi positivi e un tipo documento diverso. Se la query legge solo le fatture, o somma tutto senza invertire il segno, il fatturato risulta gonfiato. Lo stesso vale per i resi di magazzino e per gli storni di provvigioni.
3. Ricavi lordi al posto dei ricavi netti
Sconti in fattura, premi di fine anno, contributi promozionali e sconti finanziari spesso sono registrati fuori dalla riga di vendita. Un margine calcolato sul prezzo di listino, o sul solo imponibile di riga, sovrastima la redditività proprio dei clienti più grandi, che sono quelli con più premi.
4. Chiavi sporche e relazioni molti a molti
Codici articolo con spazi finali, maiuscole e minuscole miste, varianti con suffissi diversi, clienti duplicati dopo un cambio di gestionale: ogni chiave sporca rompe una relazione e fa sparire righe dal report, senza errori visibili.
Il modello dati va costruito a stella: una tabella dei fatti (righe di vendita, prelievi, ore) collegata a tabelle anagrafiche pulite e uniche (articoli, clienti, agenti, calendario). Le relazioni molti a molti, comode da creare, sono la fonte più frequente di totali sbagliati.
5. Percentuali sommate o mediate
È l’errore più subdolo, perché il numero sembra plausibile. Due commesse: la prima ha 100.000 € di ricavi e 20.000 € di margine (20%), la seconda 10.000 € di ricavi e 5.000 € di margine (50%). La media delle due percentuali è 35%, ma il margine reale è 25.000 € su 110.000 €, cioè il 22,7%.
In Power BI le percentuali vanno sempre calcolate come misure, rapporto tra totali, e mai come colonne da sommare o mediare:
Margine % = DIVIDE ( [Margine], [Ricavi netti] )Così il valore è corretto a ogni livello: commessa, cliente, linea, totale.
6. Nessuna tabella calendario
Senza una tabella calendario dedicata, le analisi per mese, trimestre e anno precedente diventano fragili. Il problema si aggrava quando l’esercizio non coincide con l’anno solare o quando servono settimane, giorni lavorativi e festività. La tabella calendario è il primo oggetto da creare in ogni modello.
7. Aggiornamenti falliti senza che nessuno lo sappia
Un aggiornamento pianificato che fallisce di notte lascia il report fermo al giorno prima, e nessuno se ne accorge. Nel frattempo si prendono decisioni su dati vecchi. Due accorgimenti semplici: mostrare in ogni pagina la data e l’ora dell’ultimo aggiornamento riuscito e attivare le notifiche di errore per chi gestisce il modello.
Quando possibile conviene leggere i dati direttamente dal database del gestionale, con viste dedicate, invece che da esportazioni Excel salvate a mano: sono più veloci, più stabili e non dipendono da una persona.
8. Nessuna quadratura con la contabilità
Il report dei margini e il conto economico raccontano la stessa azienda da due punti di vista. Se ogni mese nessuno confronta i ricavi del report con i ricavi contabili, le differenze si accumulano finché qualcuno le scopre in riunione. Una pagina di quadratura, con i totali del report affiancati a quelli della contabilità e le differenze spiegate, costa poche ore di lavoro e protegge la credibilità di tutto il resto.
A questo si aggiunge la sicurezza: con la sicurezza a livello di riga (RLS) ogni responsabile vede solo i propri clienti, la propria linea o il proprio reparto, e il report può essere condiviso senza rischi.
Da dove partire
Se il vostro report Power BI esiste già ma non convince, il primo passo non è rifarlo: è verificare questi otto punti, nell’ordine. Spesso bastano pochi interventi sul modello per recuperare la fiducia della direzione.
Possiamo farlo insieme in un check-up gratuito di un’ora, anche da remoto: lavoriamo con PMI di tutta Italia, collegandoci al gestionale che già usate. Per costruire la struttura dei margini leggi anche come impostare un conto economico gestionale.
GF e GM
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