Nelle PMI la Business Intelligence viene spesso rimandata per un motivo preciso: la si immagina come un progetto informatico lungo, costoso e pieno di incognite. Un data warehouse da costruire, mesi di analisi, consulenti in azienda per settimane. Nella realtà la maggior parte delle PMI ha già quasi tutto quello che serve: un gestionale con anni di dati, qualcuno che li conosce e un insieme di domande a cui la direzione vorrebbe una risposta ogni mese.
Il modo più efficace per iniziare non è "fare la BI", ma rispondere bene a una domanda alla volta.
Parti da una decisione, non dai dati
Il primo errore è partire dall'elenco dei dati disponibili e chiedersi cosa se ne può ricavare. Il risultato è un report pieno di grafici che nessuno apre dopo la seconda settimana.
Conviene invece partire da una decisione che la direzione prende spesso e con poche informazioni. Alcuni esempi tipici:
- Su quali clienti posso alzare i prezzi senza perderli?
- Quali commesse dell'ultimo trimestre hanno chiuso sotto il margine previsto, e perché?
- Il magazzino sta crescendo per scelta o per inerzia?
- Quanto incassiamo nelle prossime otto settimane, cliente per cliente?
Una domanda di questo tipo definisce da sola quali dati servono, con che dettaglio e con che frequenza. Tutto il resto può aspettare.
I dati ci sono già, ma vanno capiti
In quasi tutti i gestionali usati dalle PMI italiane le informazioni necessarie esistono: righe di fattura, ordini, movimenti di magazzino, costi di acquisto, ore di produzione. Il lavoro vero non è estrarle, ma capire come sono registrate.
Prima di costruire qualsiasi report conviene chiarire alcuni punti con chi usa il gestionale ogni giorno:
- Quale data identifica la vendita: ordine, documento di trasporto o fattura?
- Le note di credito sono documenti separati o righe negative?
- I costi di acquisto sono aggiornati con le fatture del fornitore o restano quelli dell'ordine?
- Ci sono articoli generici usati per voci diverse, come "varie" o "servizi"?
Queste risposte valgono più di qualsiasi strumento. Se vengono date per scontate, il primo report mostrerà numeri che non tornano con quelli dell'amministrazione e perderà credibilità subito. Ne parliamo nel dettaglio negli 8 errori più comuni quando si collega Power BI al gestionale.
Il primo report: piccolo, verificato, usato
Un buon primo report ha tre caratteristiche. È piccolo: una o due pagine, legate alla domanda scelta. È verificato: il fatturato totale coincide con quello dell'amministrazione, oppure la differenza è spiegata. È usato: entra in una riunione ricorrente, con una persona che lo commenta.
In termini di tempo, per una PMI con un gestionale standard il primo report di questo tipo richiede di solito qualche settimana di lavoro, non mesi. La parte più lunga è la verifica dei numeri con l'amministrazione, ed è anche quella che non va mai saltata.
Come si allarga, un passo alla volta
Una volta che il primo report è usato con fiducia, le domande successive arrivano da sole. Chi guarda il margine per cliente vorrà vederlo per prodotto, poi per commessa, poi confrontato con il budget. A ogni passo il modello dati si arricchisce, ma partendo da una base già verificata.
Questo approccio ha anche un vantaggio economico: l'investimento cresce insieme al valore che produce, e la direzione può fermarsi in qualsiasi momento senza aver buttato il lavoro fatto.
Gli errori da evitare all'inizio
- Comprare lo strumento prima di avere la domanda. Licenze e piattaforme non producono informazioni da sole.
- Voler integrare subito tutte le fonti. Gestionale, CRM, produzione e fogli Excel insieme moltiplicano i problemi di qualità dei dati.
- Affidare tutto all'IT. La BI è un progetto di controllo di gestione con una componente tecnica, non il contrario.
- Non nominare un responsabile. Senza qualcuno che risponde dei numeri, alla prima incongruenza il report viene abbandonato.
Se vuoi capire da quale domanda partire nella tua azienda, possiamo vederlo insieme in un check-up gratuito di un'ora, anche da remoto: lavoriamo con PMI di tutta Italia sui dati del gestionale che già usate. Per scegliere lo strumento leggi anche il nostro confronto tra Power BI, Excel e le alternative.
GF e GM
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