Power BI, Excel o altro: quale strumento di Business Intelligence per una PMI

Quando una PMI decide di migliorare la propria reportistica, la domanda sullo strumento arriva presto: continuare con Excel, adottare Power BI, valutare alternative come Qlik o Tableau, oppure usare i moduli di analisi del gestionale? Non esiste una risposta valida per tutti, ma esistono criteri pratici per scegliere.

Una premessa: lo strumento conta meno del metodo. Un report costruito su dati non verificati resta inaffidabile qualunque sia la piattaforma.

Excel: il punto di partenza

Excel è già in azienda, tutti lo conoscono ed è imbattibile per analisi esplorative, simulazioni e budget. I limiti emergono quando il report diventa ricorrente:

• I dati vanno estratti e incollati a mano ogni volta, con il rischio di errori.
• Le versioni si moltiplicano via email e nessuno sa quale sia quella giusta.
• Con grandi volumi di righe i file diventano lenti e fragili.
• È difficile passare dal totale al dettaglio senza ricostruire le tabelle.

Excel resta lo strumento giusto per il budget e per le analisi una tantum. Per i report mensili ricorrenti mostra presto i suoi limiti.

Power BI: lo standard per molte PMI

Power BI è diventato lo strumento più diffuso nelle PMI per alcune ragioni concrete:

• Si integra con l'ecosistema Microsoft che molte aziende già usano.
• Si collega direttamente al database del gestionale o alle sue estrazioni e si aggiorna in automatico.
• Il linguaggio delle trasformazioni e dei calcoli è vicino alla logica di chi viene da Excel.
• La versione desktop per costruire i report è gratuita; la condivisione in azienda richiede licenze per utente.

Il punto di attenzione è la progettazione del modello dati: un modello costruito male produce report lenti e numeri difficili da verificare. Ne parliamo negli 8 errori più comuni quando si collega Power BI al gestionale.

Qlik e Tableau

Sono piattaforme mature e potenti. Tableau è molto apprezzato per la qualità delle visualizzazioni, Qlik per il suo motore associativo che rende immediata l'esplorazione dei dati. Per una PMI possono essere una buona scelta quando in azienda o nel gruppo esistono già competenze o licenze su queste piattaforme. In assenza di questi presupposti, costi di licenza e disponibilità di competenze sul mercato le rendono spesso meno convenienti rispetto a Power BI.

La reportistica del gestionale

Molti gestionali offrono moduli di analisi integrati. Hanno il vantaggio di essere già collegati ai dati e di non richiedere integrazioni. Il limite è che lavorano bene sui dati del gestionale stesso, ma diventano rigidi quando servono fonti esterne: budget in Excel, dati di produzione, CRM, dati di altre società del gruppo.

I criteri per scegliere

1. Quali fonti di dati devono convivere? Se oltre al gestionale servono budget, produzione o altre società, uno strumento di BI dedicato diventa quasi indispensabile.
2. Chi usa i report e da dove? Pochi utenti in ufficio o molti, anche da telefono?
3. Chi manterrà i report? Serve almeno una persona interna capace di fare piccole modifiche, oppure un partner esterno di riferimento.
4. Quale ecosistema è già in azienda? Integrarsi con quello che c'è riduce costi e resistenze.
5. Qual è il costo totale nel tempo? Licenze, sviluppo iniziale e manutenzione, non solo il prezzo del primo anno.

Nella grande maggioranza delle PMI con cui lavoriamo, la combinazione che funziona è Power BI per i report ricorrenti collegati al gestionale ed Excel per budget e simulazioni. Se vuoi capire quale soluzione si adatta alla tua azienda, partiamo da un check-up gratuito, anche da remoto. Per i primi passi leggi Business Intelligence per PMI: da dove partire.

GF e GM