Qualità dei dati nel gestionale: i controlli da fare prima di fidarsi di un report

Quando un report gestionale mostra un numero inatteso, la prima domanda in riunione è quasi sempre la stessa: "Ma il dato è giusto?". Se la risposta richiede due giorni di verifiche, il report ha già perso la sua utilità. La qualità dei dati non è un tema tecnico: è la condizione perché le decisioni si basino sui numeri e non sulle impressioni.

La buona notizia è che la maggior parte dei problemi nei gestionali delle PMI è ricorrente e si può intercettare con pochi controlli periodici.

Le anagrafiche: dove nascono quasi tutti gli errori

Clienti, fornitori e articoli sono la base di ogni analisi. Gli errori più frequenti sono:

• Clienti duplicati, inseriti due volte con una ragione sociale scritta in modo diverso. Il fatturato del cliente risulta spezzato e le analisi per cliente sono falsate.
• Articoli generici usati per prodotti diversi, come "materiale vario" o "lavorazione". Tutto quello che passa da lì diventa invisibile nelle analisi di margine.
• Classificazioni mancanti o incoerenti: famiglia, linea commerciale, agente, area. Basta un 5% di articoli senza famiglia perché il totale per linea non torni.

Un controllo mensile utile è l'elenco degli articoli e dei clienti movimentati nel mese che hanno campi di classificazione vuoti. È un'estrazione semplice e corregge il problema alla fonte.

I costi: aggiornati o rimasti al listino?

Il secondo grande capitolo riguarda i costi. In molti gestionali il costo d'acquisto registrato è quello dell'ordine, non quello della fattura, e le differenze di prezzo restano solo in contabilità. Il risultato è un margine per prodotto che non quadra con quello del conto economico.

Controlli da fare con regolarità:

• Articoli con costo a zero o palesemente fuori scala.
• Articoli il cui costo non è stato aggiornato da più di 12 mesi pur essendo movimentati.
• Differenza tra il costo del venduto calcolato dal gestionale e quello della contabilità.

Sul tema della scelta del costo da usare ci siamo soffermati in margine di commessa: quale costo dei materiali usare.

Le causali e i documenti

Ogni gestionale distingue i movimenti tramite causali e tipi documento. Il problema nasce quando vengono usate in modo improprio: un reso registrato come vendita negativa, un omaggio registrato come vendita a prezzo zero, un trasferimento tra magazzini registrato come scarico. Ognuno di questi casi altera fatturato, quantità vendute o rotazione del magazzino.

Una verifica semplice è l'elenco delle causali usate nel periodo con il numero di movimenti: le causali poco usate sono spesso quelle usate in modo sbagliato.

La quadratura con l'amministrazione

Il controllo che li riassume tutti è il confronto tra i totali del report e quelli della contabilità: fatturato, costo del venduto, valore del magazzino. Non devono coincidere al centesimo, ma ogni differenza deve avere una spiegazione nota. Una soglia di tolleranza dichiarata, per esempio lo 0,5% del fatturato del mese, aiuta a distinguere le differenze fisiologiche da quelle da indagare.

Come organizzare i controlli

Più che il singolo controllo, conta la routine:

1. Un elenco breve di controlli, con un responsabile per ciascuno.
2. Un momento fisso nel mese, prima della pubblicazione dei report.
3. Un report di eccezioni che mostra solo cosa non va, non tutto il dato.
4. La correzione fatta nel gestionale, mai solo nel report.

L'ultimo punto è il più importante. Correggere i dati nel foglio Excel o nella trasformazione di Power BI risolve il problema una volta; correggerli alla fonte lo risolve per sempre e migliora anche il lavoro di chi usa il gestionale ogni giorno.

Se i report della tua azienda generano più discussioni sui numeri che sulle decisioni, possiamo partire da un check-up gratuito sui dati del vostro gestionale, anche da remoto. Leggi anche gli 8 errori che rendono inaffidabili i report Power BI.

GF e GM